採用の前に整えるべき管理体制とは

経理・労務・総務・採用などのバックオフィス業務が増えてくると、新しい担当者を採用したいと考える会社は多くあります。

社長が管理業務を抱えている。
既存担当者の負担が大きい。
給与や支払の確認に時間がかかっている。
入退社対応や採用調整が追いつかない。

このような状態で採用を考えるのは自然です。

しかし、採用の前に管理体制を整えておかないと、新しい人が入っても業務が安定しないことがあります。

採用はゴールではありません。
採用した人が無理なく業務を理解し、継続的に運用できる状態を作ることが重要です。

採用前の準備不足で起きること

管理体制が整っていない状態で採用すると、まず業務範囲が曖昧になりやすくなります。

経理担当として採用したはずが、労務、総務、採用、社内問い合わせまで任せることになる。
労務担当として採用したはずが、勤怠、給与、入退社、備品管理まで広がる。

中小企業や成長企業では、管理部の業務範囲が広くなりがちです。
しかし、どこまで任せるのかが曖昧なままだと、採用した人の負担が増え、定着しにくくなります。

また、業務フローやマニュアルが整理されていないと、教育は口頭説明に頼ることになります。

「これは前任者がこうしていた」
「この取引先だけ特別に対応している」
「この書類は社長に聞いてから進める」

このような説明が続くと、新しい担当者は全体像をつかみにくくなります。

結果として、毎回確認が必要になり、立ち上がりに時間がかかります。

採用したにもかかわらず、社長や既存担当者の負担が減らないこともあります。
業務の流れ、判断基準、確認項目、承認ルートが整理されていなければ、結局は社長や既存担当者への確認が増えるからです。

採用前に業務一覧を作る

採用前に最初にやるべきことは、現在発生している管理業務の一覧化です。

誰が担当しているかに関係なく、会社としてどの業務が存在しているのかを洗い出します。

たとえば、支払管理、請求確認、入金確認、会計データ整理、勤怠確認、給与計算前後の確認、入退社対応、採用応募受付、面接日程調整、入社準備、社内問い合わせ対応などです。

業務一覧があると、新しく採用する人に何を任せるのかを考えやすくなります。

また、求人票の内容も現実に近づきます。
実際の業務範囲が曖昧なまま採用すると、入社後のミスマッチにつながりやすくなります。

任せる業務と任せない業務を分ける

次に、採用する人に任せる業務と、任せない業務を分けます。

すべてを一人に任せようとすると、採用難度も負担も上がります。

特に、社長や役員が判断すべき業務と、担当者が運用できる業務は分ける必要があります。

たとえば、資料整理、データ確認、日程調整、一次対応、締切管理などは担当者に任せやすい業務です。

一方で、高額支払の承認、重要な人事判断、採用方針、資金繰り判断などは、社長や役員が見るべき業務です。

また、給与関連の確認サポート、勤怠データ整理、入退社書類準備、会計データ整理などは、外部化を検討しやすい領域です。

この切り分けができていると、採用した人に過度な負担をかけにくくなります。

締切とチェック体制を整理する

バックオフィス業務では、締切と頻度が重要です。

毎日発生する業務。
毎週発生する業務。
毎月発生する業務。
年に数回だけ発生する業務。

それぞれの締切を整理しておかないと、新しい担当者は優先順位を判断できません。

特に、給与、支払、請求、月次、入退社対応は、遅れると影響が大きい業務です。

いつ発生するのか。
いつまでに完了する必要があるのか。
遅れると誰に影響するのか。
誰の確認が必要なのか。

最低限、これらを整理しておくことで、入社後の混乱を減らせます。

また、採用した人に業務を任せる場合でも、チェック体制は必要です。

誰が作業するのか。
誰が確認するのか。
社長確認が必要な業務はどれか。
確認項目は何か。
例外時は誰に相談するのか。

チェック体制を決めておけば、採用した人に任せながらも、会社としてリスクを管理できます。

ツールと資料の置き場所を整理する

管理業務では、会計ソフト、勤怠管理システム、給与関連資料、契約書、請求書、採用媒体など、複数のツールや資料を使います。

これらの置き場所や権限管理が曖昧だと、入社後に混乱します。

使用しているシステム。
ログイン権限の管理方法。
資料の保存場所。
過去データの確認方法。
社外共有してよい情報と、社内限定の情報。

こうした情報は、新しい担当者が入る前に整理しておく必要があります。

情報管理は、管理部業務の信頼性にも関わります。

採用前に外部支援を使う選択肢

採用前の管理体制整理は、社内だけで行う必要はありません。

社長や既存担当者が忙しい場合は、外部支援を使って業務を整理する方が現実的なこともあります。

外部支援を活用すると、現在の業務範囲の棚卸し、採用する人に任せる業務の切り分け、外部化できる業務の整理、業務フローの作成、チェック体制の設計が進めやすくなります。

採用前に業務を整理しておけば、求人票の内容も明確になります。
また、採用した人にすべてを背負わせるのではなく、外部チームと分担する体制も作りやすくなります。

NEO BackOffice Oneによる支援

NEO BackOffice Oneでは、経理・労務・採用などのバックオフィス業務について、設計・運用・改善まで一体で支援します。

採用前の段階では、現在の管理業務を整理し、どの業務を社内担当者に任せるべきか、どの業務を外部化できるかを検討できます。

採用後も、社内担当者が孤立しないように、外部管理部として日々の運用やチェック体制を支援することが可能です。

採用を成功させるには、人を入れる前に、受け入れる管理体制を整えることが重要です。

まとめ

経理・労務・管理部担当者を採用する前には、まず管理体制を整える必要があります。

業務一覧を作る。
任せる業務と任せない業務を分ける。
締切と頻度を整理する。
チェック体制を決める。
使用ツールや資料の置き場所を整理する。

これらを行わないまま採用すると、新しい担当者に業務が集中し、再び属人化が起きる可能性があります。

採用は、管理部を安定させるための手段の一つです。
重要なのは、採用した人が無理なく業務を進められる仕組みを先に作ることです。

NEO BackOffice Oneでは、経理・労務・採用などのバックオフィス業務について、業務棚卸し、役割分担、チェック体制の設計、日々の運用支援まで一体で対応します。

採用して終わりではなく、採用後も管理部が安定して回る体制を作りたい方は、まずは無料相談で現在の状況をご相談ください。